Documentgenerator
Met de documentgenerator kun je eenvoudig gepersonaliseerde documenten opstellen, zoals huurovereenkomsten of aannemingscontracten. Door variabelen te gebruiken, wordt informatie uit NieuwbouwOffice automatisch aan het document toegevoegd.
Inhoud:
Benodigdheden inrichten Documentgenrator:
Actuele woninginformatie in NieuwbouwOffice. Gebruik de importfunctie om gegevens aan te vullen. Klik hier om uitleg over de import-functie te vinden.
Een Word-document dat je wilt gebruiken als template. Onderaan dit artikel vind je veelgebruikte variabelen en voorbeeldtemplates.
Stappen voor het inrichten van de Documentgenerator
Stap 1: Variabelen Toevoegen
Ga naar het (deel)project waar je de documentgenerator wilt gebruiken.
Klik op 'Documentgenerator' en ga naar het tabblad 'Variabelen'. Hier zie je de beschikbare standaardvariabelen uit NieuwbouwOffice.
Voeg deze variabelen toe aan je Word-template. Variabelen worden automatisch ingevuld met data uit NieuwbouwOffice.
Stap 2: Template Uploaden
Ga naar het tabblad 'Templates' en klik op ‘Template toevoegen’.
Geef het template een titel en omschrijving.
Kies of het template alleen contact of ook partnergegevens bevat. (maak dus voor elk template zowel een eenpersoons variant als een variant met partner
Laat veld Type in de basis op [geen], behalve als je een restrictie wil instellen dat de status van de overeenkomst minstens moet voldoen aan een van de genoemde statussen om het contract te kunnen genereren
Kies het bestand en klik op uploaden.
Indien er onbekende variabelen in het template zijn gevonden dan kunnen deze worden toegevoegd middels het plus icoontje.
Hier kan de naam worden aangevuld met content type (tekst, nummer, datum, monetair of e-mail)
Ook kan de variabele gekoppeld worden aan een veld dat beschikbaar staat in NieuwbouwOffice. Kies bij Data voor 'databron', selecteer een databron en vervolgens een veld om de informatie vanuit dit veld in te laden bij het genereren van het contract.
Klik op verzenden om de nieuwe variabele toe te voegen.
Het kan zijn dat je opnieuw het bestand in de documentgenerator moet uploaden alvorens je deze kan opslaan.
Klik na het uploaden op de knop 'opslaan met upload/bestand
Je kunt meerdere templates op dezelfde manier toevoegen.
Stap 3: Template Wijzigen of Updaten
Wens je een bestaand template bij te werken? Klik via de Documentgenerator naar tab Templates. Klik op het download icoontje achter het template dat je wenst aan te passen.
Bewerkt het gedownloade bestand en sla deze op in je computer.
Upload het aangepaste bestand opnieuw via het potlood-icoontje en sla het op.
Stap 4: Document Genereren
Ga naar de tab ‘Overeenkomsten’ en selecteer een overeenkomst.
Per overeenkomst kun je achteraan de rij, via de dropdown onder kolom 'templates' één van de beschikbare templates kiezen.
Als het template er niet tussen staat dan kan het zijn dat niet aan de restricties is voldaan dat staat ingesteld. Voldoe aan de restricties of pas de restricties aan.
Als het template wel zichtbaar is maar niet kan worden geselecteerd dan kan het template niet gebruikt worden. Kijk via template updaten/bijwerken of er een prullebakje staat achter een variabele. Dit betekend dat deze variabele sinds de laatste update is verdwenen/verwijderd uit het template. Bevestig dit door op het prullebakje te klikken. Vervolgens zou je het template weer moeten kunnen selecteren.
Zodra je een template hebt geselecteerd kom je automatisch op de 'Gegevens valideren' pagina. Valideer de gegevens in het document. Velden met een rood sterretje zijn verplicht.
Klik op opslaan en vervolgens op Downloaden
Met deze stappen kun je snel documenten genereren in NieuwbouwOffice. Heb je nog vragen? Raadpleeg de helpdesk voor meer informatie!
Tip: Als je het document digitaal laat ondertekenen, zorg dan dat de handtekeningposities in het contract gedefinieerd zijn. De volgorde moet overeenkomen met de ondertekenronde. |
Voorbeeld templates voorzien met Variabelen
KOOPOVEREENKOMST 2 PERSONEN
AANNEMINGSOVEREENKOMST 2 PERSONEN
HUURCONTRACT 2 PERSONEN
Veelgebruikte variabelen
Veel gebruikte contact variabelen
${contact_aanhef}
${contact_initialen}
${contact_voornamen}
${contact_tussenvoegsel}
${contact_achternaam}
${contact_geboortedatum}
${contact_geboorteplaats}
${contact_beroep}
${contact_huidig_adres}
${contact_postcode}
${contact_plaats}
${contact_email}
${contact_telefoon}
${contact_burgelijkestaat}
${contact_legitimatiebewijs}
${contact_legitimatienummer}
${contact_maandelijkse_hypothecairelening}
${contact_totaalsom_hypothecairelening}
Veel gebruikte partner variabelen
${partner_aanhef}
${partner_initialen}
${partner_voornamen}
${partner_tussenvoegsel}
${partner_achternaam}
${partner_geboortedatum}
${partner_geboorteplaats}
${partner_beroep}
${partner_huidig_adres}
${partner_postcode}
${partner_plaats}
${partner_email}
${partner_telefoon}
${partner_legitimatiebewijs}
${partner_legitimatienummer}
Veel gebruikte object variabelen
${woning_bouwnummer}
${woning_woonoppervlak}
${woning_perceeloppervlak}
${woning_prijs}
${woning_servicekosten}
${woning_koopsom}
${woning_aanneemsom}
Overige variabelen zijn te vinden op pagina 'variabelen' in de Documentgenerator