Aanmaken digitaal ondertekenverzoek

Via NieuwbouwOffice is het mogelijk om een ondertekenverzoek aan te maken om contractstukken zoals een reserverings-, koop, -aanneming, of huurovereenkomst te tekenen. Het desbetreffende contract kan via de module documentgenerator worden gegenereerd vanuit NieuwbouwOffice. In dit artikel vind je informatie over hoe je een ondertekenverzoek verstuurt.

Inhoud:

Zoek allereerst, binnen het juiste (deel)project, het profiel van de consument binnen NBO en klik om het profiel te openen.

In een contact profiel staat een tabel voor Digitaal ondertekenen. Als deze tabel maar 1 blauwe knop bevat dan staan digitaal ondertekenen nog niet ingesteld voor dit project. (let op dat je in het juiste project zit indien een hoofd-deelprojecten structuur staat ingesteld)

Via de knop 'Algemene transactie instellingen' kunnen basisinstellingen worden gedaan. Hieronder een overzicht van welke instellingen gedaan kunnen worden:

Api key, App key, App Secret en App name: Deze velden worden doorgaans door een NieuwbouwOffice medewerker gevuld. Deze velden verbinden NieuwbouwOffice met het juiste account bij de digitaal tekenen provider.

Contact naam met voorletters i.p.v. voornaam: Indien gewenst is om alleen met intialen te communiceren i.p.v. uitgeschreven voornaam dan kan dit veld op Ja worden gezet.

Geldigheid: Hier kan worden ingesteld hoe lang een ondertekenverzoek standaard geldig is. Na het verstrijken van deze termijn zal het ondertekenverzoek expireren. Het verlengen van een uitgezonden ondertekenverzoek is niet mogelijk.

Herinnering: Indien een tekenaar het ondertekenverzoek heeft gekregen, dan kan worden ingesteld om de hoeveel dagen hij/zij een herinneringsmail krijgt indien er niet gereageerd wordt op het ondertekenverzoek.
​Url na ondertekenen: Na het afronden van een ondertekenverzoek wordt de ondertekenaar naar het internet gestuurd. Door een URL in te voeren kun je bepalen op welke pagina de persoon terecht komt. Tip: Laat een felicitatiepagina op je projectwebsite maken

Waarmerk: Nadat het ondertekenverzoek is afgerond kunnen de ondertekende documenten worden voorzien van een stempel (waarmerk). Door ja of nee te kiezen bepaal je of er wel of geen waarmerk wordt geplaatst.

Bevestigingsmail: Hier kan worden ingesteld of de ondertekenaars standaard wel of geen bevestigingsmail krijgen met alle getekende stukken.

Paraaf: Hier kan worden ingesteld of de getekende stukken worden voorzien van een paraaf op welke pagina of niet. Officieel hoeft een elektronisch getekend document niet meer voorzien te zijn van parafen, echter zijn veel partijen nog gewend deze wel op de contracten te zien, vandaar dat deze optie wordt geboden.

Bericht: Hier kan een standaard bericht worden opgesteld die als introductie tekst in de e-mail boven de tekenlink wordt geplaatst.

Stuur uitnodiging op volgorde: Hier kan worden bepaald of de diverse tekenaars op volgorde (na elkaar) tekenen, of dat het ondertekenverzoek gelijktijdig aan alle ondertekenaars wordt gestuurd.

Onderwerpregel: Hier kan een onderwerpregel worden ingevoerd t.b.v. de e-mail met het onderteken verzoek.

Verificatie: Door een verificatie in te stellen kun je ondertekenaars via een van de verificatiemethoden laten bewijzen dat zij de persoon zijn die ook mogen tekenen. De meest gebruikte verificatiemethode is iDIN.

Standaard ondertekenaars: Hier kunnen de standaard ondertekenaars worden ingevoerd die bij de contracten betrokken zijn anders dan de consument. Dit zijn de ondernemers of tekenbevoegden voor de ondernemers.

Standaard ontvangers: Hier kunnen standaard ontvangers worden ingevoerd die getekende contractstukken moeten ontvangen.

Klik op de blauwe (of oranje) knop 'Transactie aanmaken' om een ondertekenverzoek te starten. Heb je nog geen algemene transactie instellingen gedaan? Beheer deze alvorens je een ondertekenverzoek maakt om gemakkelijker door het proces te gaan.

Onderwerp bericht aan ondertekenaars

Onderwerp bericht aan ondertekenaars: Hier kan een onderwerpregel worden ingevoerd t.b.v. de e-mail met het onderteken verzoek.

Bericht aan ondertekenaars: Hier kan een standaard bericht worden opgesteld die als introductie tekst in de e-mail boven de tekenlink wordt geplaatst.

Url na ondertekenen: Na het afronden van een ondertekenverzoek wordt de ondertekenaar naar het internet gestuurd. Door een URL in te voeren kun je bepalen op welke pagina de persoon terecht komt. Tip: Laat een felicitatiepagina op je projectwebsite maken

Actieve verificatie: Hier is inzichtelijk welke mogelijke verificatie methoden gebruikt kunnen worden.

Ondertekenaars: Hier kunnen de juiste ondertekenaars, op de juiste volgorde, corresponderend met de signer posities in het te ondertekenen document, worden geplaatst. De e-mailadressen die gekoppeld zijn aan het profiel van de consument staan klaar, net als de e-mailadressen van de standaard ondertekenaars die staan ingesteld bij 'algemene transactie instellingen'. Ook is het mogelijk om zelf een leeg veld aan te maken en hier gegevens in te verwerken. Naast de naam en het e-mailadres staan velden t.b.v. verificatie. Per persoon kun je bepalen welke manier van verificatie wordt toegepast. Dit is af te raden bij de ondernemer. Per ondertekenaar is in te stellen of deze persoon een tekenverzoek per e-mail krijgt, of dat de persoon op het kantoor komt tekenen. In dit laatste geval krijgt de ondertekenaar geen e-mail maar kan de makelaar het ondertekenverzoek vanuit NieuwbouwOffice openen als de ondertekenaar op het kantoor is. In de laatste kolom kan worden bepaald of de ondertekenaar de getekende stukken per e-mail ontvangt of niet.

Extra ontvangers: Hier kunnen de extra mailadressen worden ingevoerd / aangeklikt die het getekende contract toegezonden mogen krijgen.

Bestanden toevoegen: Hier kunnen alle documenten (in PDF) die getekend dienen te worden. Lees hier een artikel waar de bestanden aan moeten voldoen voor een succesvolle ondertekening.

Geavanceerde instellingen: Hier zijn extra instellingen te overrulen voor het specifieke ondertekenverzoek waar je mee bezig bent.