We zijn verheugd om je kennis te laten maken met Datakeeper, een innovatieve oplossing die het inschrijf- en verhuurproces voor kandidaat-huurders vereenvoudigt en stroomlijnt. Dit document is ontworpen om je een duidelijke uitleg te geven van hoe Datakeeper geïntegreerd is in het Xitres NieuwbouwOffice (NBO) platform en hoe het kan helpen om je verhuuractiviteiten efficiënter te beheren.

Dit document biedt een gedetailleerde uitleg van de verschillende stappen binnen het inschrijf- en verhuurproces, inclusief de informatie-uitwisseling en datapunten. Ons doel is om je te voorzien van alle benodigde kennis en hulpmiddelen om je kandidaat-huurders optimaal te ondersteunen en hen door het inschrijfproces te begeleiden. We begrijpen dat het aanvragen, opzetten, controleren, en verwerken van inkomens- en voorrangscriteria tijd en aandacht vergt. Daarom hebben we een best practice verhuurproces ontwikkeld, gebaseerd op onze ervaring met diverse verhuurders.

Datakeeper is een geavanceerde app die op de smartphones van kandidaat-huurders wordt geïnstalleerd en kandidaat-huurders helpt bij het beheren en delen van hun betrouwbare persoonlijke gegevens. Deze persoonlijke kluis verzamelt veilig gegevens van verschillende betrouwbare bronnen, zoals de overheid, UWV, pensioenfondsen, Belastingdienst, en banken, en stelt gebruikers in staat deze informatie gemakkelijk en veilig te delen.

Door Datakeeper te integreren in het inschrijf- en verhuurproces van Xitres, wordt het verzamelen en verifiëren van benodigde gegevens efficiënter, wat zowel tijd als moeite bespaart voor zowel kandidaat-huurders als verhuurders. Voor de consument betekent dit dat alle benodigde gegevens, zoals identiteitsbewijzen en inkomensinformatie, vanuit één app kunnen worden opgehaald en gedeeld kunnen worden, waardoor het inschrijfproces eenvoudiger en sneller verloopt. Voor de verhuurder betekent dit dat er geen verschillende PDF-bestanden hoeven te worden gedownload en gecontroleerd op juistheid. In plaats daarvan worden alle benodigde gegevens direct en betrouwbaar vanuit de bron verstrekt, wat de nauwkeurigheid en efficiëntie verhoogt.

Xitres creëert een inschrijfformulier voor kandidaat-huurders binnen het persoonlijke ‘huurdossier’ op de website. Kandidaten kunnen zich aanmelden door hun gegevens te delen (onder andere via Datakeeper) en hun woningvoorkeuren op te slaan.

Dankzij de ervaring met diverse verhuurders is er een best practice verhuurproces ontwikkeld. Dit proces zorgt ervoor dat zowel het inschrijfproces voor de consument als de toetsing door de verhuurder voldoet aan alle richtlijnen. De uitleg over het inschrijfproces en de toetsingsfase worden verderop in het document gedetailleerd besproken.

Het inschrijf- en verhuurproces kan enige tijd in beslag nemen, vooral door het aanvragen en verwerken van diverse criteria binnen het inschrijfformulier en de specifieke configuratie van Datakeeper. Het is cruciaal dat verhuurders zich grondig verdiepen in dit proces om kandidaat-huurders optimaal te begeleiden en hun vragen effectief te beantwoorden.

De doorlooptijd voor het inschrijf- en verhuurproces varieert afhankelijk van of het gaat om een bestaand project of een geheel nieuw project. Voor een bestaand project bedraagt de doorlooptijd gemiddeld 2 weken, terwijl voor een nieuw project de doorlooptijd kan oplopen tot 5 weken. Verderop in het document volgt een gedetailleerd overzicht van de doorlooptijd per fase.

Het inschrijf- en toetsingsproces bestaat uit twee fasen, waarbij gebruik wordt gemaakt van Datakeeper om de benodigde brondata te verzamelen.

Onderstaand vind je een schematisch overzicht van de documentatie die op verschillende momenten in het inschrijfproces wordt opgevraagd. Daaronder wordt per document uitgelegd welke informatie wordt uitgevraagd/aangeleverd.

Afhankelijk van je werksituatie worden de volgende bronnen geraadpleegd.

Mijn overheid (identiteit): BRP gegevens; Voornamen, Tussenvoegsel, Achternaam, Geslacht, Geboortedatum, Geboorteplaats, Geboorteland en Adreshistorie.

Belastingdienst (inkomen): Jaarinkomen uit de inkomensverklaring belastingdienst over het laatst beschikbare jaar.

UWV (inkomen): Per maand, over de afgelopen 12 maanden opgesomd: Bruto maandinkomen, Werkgever, Aantal gewerkte uren, Vast of tijdelijk dienstverband.

Pensioenoverzicht: Overzicht pensioenen (ouderdom pensioen, wezen pensioen partner pensioen etc.)

Afhankelijk van je woonsituatie worden de volgende bronnen geraadpleegd.

IBAN check: De bankrekeningnummer check (IBAN en tenaamstelling) kan voor alle banken in Europa worden gedaan.

De woonlasten check kan alleen worden uitgevoerd voor Rabobank, ING, ABN Amro en Volksbank.

Hierbij worden de volgende gegevens verzameld: IBAN-naam en rekeningnummer van waar de huidige hypotheek of huur mee wordt betaald, Categorie huur of hypotheek, Startdatum afschrijving, Einddatum laatst gemeten afschrijving, Gemiddeld betaald bedrag, Laatst betaalde bedrag, Betaalconsistentie score, Periodiciteit van betaling

Identiteitsgegevens: Documentsoort, document nummer, vervaldatum, voornaam, achternaam, geboortedatum, nationaliteit, land van uitgifte

Om het implementatieproces te starten, wordt er een Teams-sessie ingepland om af te stemmen hoe het proces zal verlopen en welke informatie benodigd is (deze informatie is ook te vinden in dit document). Tijdens deze sessie presenteren Xitres en Datakeeper het best practice proces en stemmen de betrokken partijen de details af.

Verzamelen benodigde informatie
​Zodra alle benodigde informatie beschikbaar is, kan het proces starten en kunnen programmeurs beginnen met de inrichting van het systeem.

Datakeeper biedt ondersteuning bij configuratie en testen, en advies tijdens de implementatie.

Testen
​Na de inrichting zal de flow worden getest door de verhuurders, Xitres en Datakeeper. Eventuele feedback wordt verzameld en verwerkt om eventuele aanpassingen door te voeren.

Na de livegang van het inschrijfproces (wanneer de verhuur start), kunnen er geen wijzigingen meer worden aangebracht aan de kant van zowel Xitres and Datakeeper.

Doorlooptijd:

Totaal benodigde tijd om de verhuurflow in te richten alvorens de verhuur start: 3-5 weken.