De volgorde van formuliermails volgt nu deze hiërarchische logica:
1. Gebruikers met ‘meldingen’ ingeschakeld
Het systeem kijkt eerst naar gebruikers die aan het project zijn gekoppeld en in accountbeheer hebben aangegeven dat zij meldingen willen ontvangen, zoals:
Inschrijfmail
Ontvangt mail globaal
Deze gebruikers ontvangen de mails en notificaties vanuit consumenten direct per e-mail.
Ga hiervoor naar je account via de startpagina > accountbeheer.
2. Penvoerder-organisatie
Als er geen gebruikers zijn die meldingen hebben ingeschakeld, worden mails doorgestuurd naar de organisatie die als penvoerder aan het project is gekoppeld.
2A. Prioriteit binnen penvoerder-organisatie
Binnen de penvoerder-organisatie wordt gekeken naar specifieke rollen:
Admins → maximaal 2 adressen.
Beheerders → maximaal 2 adressen.
Deze rollen krijgen voorrang omdat zij doorgaans verantwoordelijk zijn voor projectbeheer.
2B. Willekeurige fallback
Als er geen Admins of Beheerders beschikbaar zijn, kiest het systeem maximaal 5 willekeurige andere accounts (met andere rollen) binnen de penvoerder-organisatie.
3. Laatste vangnet: Service-afdeling
Als er helemaal geen contactpersonen beschikbaar zijn, worden de mails doorgestuurd naar de service-afdeling van NieuwbouwOffice. Ons serviceteam zal proberen deze mails bij de juiste persoon/personen te laten landen, waarbij het aan te raden is om dit binnen de projectbetrokkenen zelf te regelen.
Zo houd je grip op de vervolgacties en snelle reacties richting consumenten.
Praktische instructies
Voor projectgebruikers:
Controleer in je accountinstellingen of ‘meldingen ontvangen’ is ingeschakeld als je deze berichten wilt ontvangen. Dit kan overkoepelend of per project.Voor penvoerders:
Je ontvangt mails alleen als er geen andere gekoppelde gebruikers beschikbaar zijn.Voor Admins:
Zorg dat de juiste rollen en rechten binnen het project zijn ingesteld via:
Project > Instellingen > Paginarollen.
Voordelen van deze aanpak
Minder belasting voor penvoerders en service-afdeling.
Snellere en directere communicatie met de juiste contactpersonen.
Flexibele fallback-logica voor continuïteit.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als meerdere gebruikers meldingen hebben ingeschakeld?
Iedere gebruiker die de meldingen heeft ingeschakeld, zal de mails ontvangen.
Kan ik zelf instellen wie mails ontvangt?
Voor de admin: ja, via het linkermenu binnen de projectpagina > instellingen > paginarollen. Bekijk wie meldingen heeft in- of uitgeschakeld en regel dit in.
Gebruikers kunnen dit ook zelf via de startpagina > accountbeheer > het eigen account.
Wat als er helemaal niemand beschikbaar is?
Dan ontvangt de service-afdeling de mails als laatste vangnet.