Introductie
Met de module FLOWS automatiseer je communicatie, opvolging en interne taken binnen NieuwbouwOffice. Zo begeleid je woningzoekers stap voor stap door het verkoop- en verhuurproces, zonder dat hier handmatig opvolging voor nodig is.
Dit artikel begeleidt je stap voor stap bij het inrichten en gebruiken van FLOWS. Je vindt hier uitleg over de werking, voorbeelden, screenshots en belangrijke aandachtspunten.
Wat doet FLOWS?
FLOWS werkt als een slimme laag bovenop bestaande modules, zoals woningvoorkeuren, enquêtes en inschrijfformulieren.
De module controleert automatisch:
Welke acties een gebruiker heeft uitgevoerd
Welke acties nog openstaan
Wanneer opvolging nodig is
Op basis hiervan worden automatisch acties uitgevoerd, zoals:
Het versturen van e-mails
Het aanmaken van interne taken
Het toekennen van tags
Het segmenteren van gebruikers
Resultaat: meer afgeronde acties, betere datakwaliteit en minder handmatig werk.
Belangrijkste voordelen
Tijdsbesparing door geautomatiseerde opvolging
Hogere betrokkenheid van woningzoekers
Meer ingevulde formulieren en voorkeuren
Betere procesbeheersing
Herbruikbare workflows per project
Waar vind je FLOWS?
Na activatie van de module vind je FLOWS linksonder in het projectmenu van NieuwbouwOffice.
In het workflow-overzicht zie je per flow:
Naam en omschrijving
Publicatiestatus
Actieve of inactieve status
Einddatum van de trigger
Bewerkmogelijkheden
Via de knop [Nieuwe workflow] maak je een nieuwe flow aan.
Hoe werkt een workflow?
Een workflow bestaat altijd uit drie onderdelen:
Trigger (startmoment)
Condities (beslismomenten)
Acties (uitvoering)
Deze onderdelen bepalen samen hoe een gebruiker door het proces loopt.
Stap 1: Start trigger instellen
De trigger bepaalt wanneer een gebruiker in een flow terechtkomt.
Veelgebruikte triggers zijn:
Bij een tag
Start een flow zodra een specifieke tag wordt toegekend.Registratie op het project
Start bij een nieuwe aanmelding via de projectwebsite.
Daarnaast zijn er triggers op basis van:
Digiform-ondertekening
Reserveringen
Opties
Koop- of huurovereenkomsten
Tip: Gebruik een tag-trigger om bestaande contacten handmatig in een flow te plaatsen.
Stap 2: Acties en condities toevoegen
Na het instellen van de trigger kom je in het visuele canvas.
In dit scherm bouw je de workflow op. Via het plus-icoon (+) voeg je onderdelen toe.
Aan de rechterzijde vind je de bibliotheek met:
Acties
E-mail versturen
Wachttijd instellen
Interne taak aanmaken
Tag toekennen
Condities
Voorkeuren ontvangen
ProAnalyse-status
Filters
Met condities maak je JA/NEE-splitsingen in de flow.
Stap 3: E-mails voorbereiden
Voor het gebruik van FLOWS moeten de benodigde e-mails beschikbaar zijn als template.
Deze maak je aan via de e-mailtemplatebuilder in NieuwbouwOffice.
Tip: Gebruik de standaard best-practice templates als basis.
Let op: Controleer altijd of de juiste templates zijn gekoppeld voordat je een flow activeert.
Stap 4: Publiceren van de workflow
Wanneer de workflow volledig is ingericht, activeer je deze via [Publiceren] rechtsboven in beeld.
Pas na publicatie wordt de flow actief.
Let op: Gepubliceerde flows starten direct voor nieuwe deelnemers.
Standaard best-practice workflows
Bij afname van FLOWS worden standaard meerdere basisflows ingericht, waaronder:
Enquêteflow
Uitnodiging
Herinneringen
Opvolging
Voorkeurenflow (pre-sale)
Welkomstmail
Reminders
Tag bij afronding
Verkoop- en verhuurflow
Herinneringen bij incomplete formulieren
Interne opvolgtaken
Werken met tags
Tags spelen een centrale rol binnen FLOWS.
Je gebruikt tags voor:
Het starten van flows
Segmentatie
Rapportages
Opvolging
Voorbeelden:
Flow gestart – Presale
Voorkeur afgerond
Bestaande contacten toevoegen aan een flow
Ook bestaande contacten kunnen deelnemen aan een flow.
Werkwijze:
Selecteer de gewenste contacten
Ken een start-tag toe
De flow start automatisch
Zo activeer je ook bestaande databases.
Flows testen
Er is geen aparte testmodus beschikbaar.
Aanbevolen werkwijze:
Gebruik een start via tag
Ken deze tag toe aan jezelf
Doorloop de flow
Controleer timing en e-mails
Tip: Gebruik eventueel een dummyproject voor uitgebreid testen.
Resultaten en monitoring
Per workflow zie je:
Aantal deelnemers
Doorstroom per stap
Uitvalmomenten
Deze informatie helpt bij optimalisatie van het proces.
Workflow-instellingen en kopiëren
Via het tabblad Instellingen beheer je de basisgegevens van een workflow.
Hier kun je:
Naam aanpassen
Omschrijving wijzigen
Einddatum instellen
Wijzigingen opslaan
Workflow dupliceren
Met [Dupliceer workflow] maak je een kopie binnen hetzelfde project.
Workflow kopiëren naar ander project
Met [Kopieer workflow] kopieer je een flow naar een ander project.
Na het kopiëren:
Staat de canvas-structuur klaar
Zijn stappen overgenomen
Moeten projectinstellingen worden gecontroleerd
Let op: Controleer altijd opnieuw:
Tags
E-mailtemplates
Datums
Interne taken automatiseren
FLOWS kan automatisch taken aanmaken voor interne opvolging.
Voorbeelden:
Financiële check aanvragen
Contact opnemen bij incomplete formulieren
Taken verschijnen in het takenoverzicht van NieuwbouwOffice.
Beveiliging en validatie
Voor publicatie controleert het systeem automatisch of:
Alle stappen compleet zijn
Templates bestaan
Tags beschikbaar zijn
Onvolledige workflows kunnen niet worden geactiveerd.
Tarieven
Projectmatig:
€100 per project per maand
Add-on raamcontract:
Tot 5 projecten: €250 p/m
Tot 10 projecten: €400 p/m
Tot 20 projecten: €600 p/m
Meer dan 20 projecten: €700 p/m
Instructievideo
Bekijk de introductievideo voor een uitgebreide toelichting:
Afronding en ondersteuning
Met FLOWS automatiseer je belangrijke stappen binnen het verkoop- en verhuurproces. Door slim gebruik te maken van triggers, condities en acties bespaar je tijd en vergroot je de effectiviteit van je projecten.
Voor vragen of ondersteuning kun je contact opnemen met de helpdesk van NieuwbouwOffice via [email protected].