Stap 1: Voorbereiding met de documentgenerator
Met de documentgenerator genereren we automatisch contracten op basis van woning- en klantgegevens die al in NieuwbouwOffice staan. Dit scheelt veel handmatig werk en zorgt voor eenduidige documenten.
Wat we van jullie nodig hebben:
De definitieve versie(s) van jullie standaardcontracten.
In elk contract vragen we jullie duidelijk te markeren waar wij de variabelen kunnen invullen (zoals NAW-gegevens, woningkenmerken, prijs, enz.).
Optioneel: voeg alvast zelf de standaard NieuwbouwOffice-variabelen toe aan de juiste plekken. Dat bespaart tijd! Via deze link kan je wat voorbeelden van variabelen vinden: Documentgenerator | NieuwbouwOffice Help Center
Na aanlevering controleren wij het contract en voegen wij de benodigde signer-posities toe, zodat we kunnen koppelen met de digitale ondertekenmodule.
Doorlooptijd: uiterlijk 5 werkdagen na aanlevering van het definitieve template.
Training: Willen jullie de module zelfstandig gebruiken? Dan plannen we graag een training in.
Meer informatie over de documentgenerator vind je in ons helpartikel: Documentgenerator gebruiken
Stap 2: Digitaal ondertekenen via koppeling
NieuwbouwOffice biedt een directe koppeling met Ondertekenen.nl (Signhost/Evidos/Entrust) en ValidSign. Via een API key activeren we jullie ondertekenaccount in het systeem.
Wat we van jullie nodig hebben:
Hebben jullie al een actief account (API key) binnen een ander project in NieuwbouwOffice? Laat ons weten welk project dat is.
Nog geen account? Dan helpen we met de aanvraag. We hebben dan een e-mailadres nodig waarmee het account gekoppeld mag worden (dit wordt ook het afzenderadres van de ondertekenverzoeken).
Daarnaast richten we samen het ondertekenproces in:
Wie moet er naast de consument tekenen?
De consument wordt standaard meegenomen in het ondertekenverzoek, omdat je dit altijd aanmaakt en verstuurt vanuit het consumentprofiel. Wat we van jullie willen weten is:
Welke extra ondertekenaars moeten er per contracttype nog meer tekenen (zoals de ondernemer of een controleur)?
Let op: dit kan per contract verschillen. Een koopovereenkomst wordt bijvoorbeeld vaak door een andere persoon getekend dan een aannemingsovereenkomst.
Wat is de gewenste ondertekenvolgorde?
Bijvoorbeeld: eerst controleur → dan consument → dan ondernemer. Dit stemmen we goed af, zodat de ondertekenvolgorde én de handtekeningvelden in het document overeenkomen.
Extra ontvangers: Jullie kunnen ook standaard e-mailadressen opgeven die een kopie ontvangen zodra het contract is ondertekend.
Bijlagen: Deze kunnen meegestuurd worden in de ondertekenronde, maar houd rekening met limieten op bestandsgrootte en kosten per transactie. Alternatief:
Verwerk bijlagen in het contractbestand zelf (één PDF).
Of bied ze elders ter inzage aan, bijvoorbeeld via de accountomgeving van de consument in NieuwbouwOffice.
Meer informatie over digitaal ondertekenen: Aanmaken digitaal ondertekenverzoek
Samenvattend: stuur ons het volgende:
Het definitieve contract met markering van variabele velden (of al voorzien van variabelen).
Keuze voor zelfstandig gebruik of ondersteuning door ons team (en evt. verzoek voor training).
Of jullie al een digitaal ondertekenaccount hebben, en zo ja: voor welk project. Zo nee, welk e-mailadres mogen we koppelen aan een nieuw aan te vragen account?
Een overzicht van:
Extra ondertekenaars naast de consument, per contracttype
De gewenste ondertekenvolgorde
Eventuele extra ontvangers